Search

[Support]

Met de e-mailmodule in Payroll4 kan je heel eenvoudig rapporten e-mailen. Met 1 klik stuur je elke werknemer zijn eigen salarisslip, of e-mail de maandelijkse journaal naar de boekhouder. Het versturen van een rapport via email is net zo eenvoudig als het printen van een rapport, maar dan zonder de verspilling van papier en tijd.

Om een rapport te e-mailen ga je als volgt te werk:

1) Klik op "Rapportage"
2) Selecteer het gewenste rapport, tijdvak, en werknemers
3) Selecteer de bestemming "Email"
4) Klik op "OK".
5) Vul zo nodig de gegevens van de afzender en de geadresseerde in
6) Klik op "Verzenden"



Indien je een rapport aan elke werknemer wil sturen, zoals een Payslip of de Loonbelastingkaart, dan wordt de geadresseerde "Elke werknemer". Tijdens het versturen van elke e-mail zal het programma automatisch het e-mailadres selecteren dat op de "Werknemer"-tab van de werknemer is ingevoerd. Ook wordt automatisch in het bericht de %n vervangen door de naam van de werknemer. Zo ontvangt elke werknemer een persoonlijke email met alleen zijn eigen salarisslip of loonbelastingkaart.

Wil je jezelf (of iemand anders) een kopie sturen van alle verzonden e-mails, vul dan het e-mail adres in bij Cc of Bcc. Het is altijd mogelijk meerdere geadresseerden in te voeren, gescheiden door een comma, of punt-comma.

Als je de e-mails verstuurd namens iemand anders, vul dan de zijn e-mailadres in bij "Antwoord-naar".


Opties

Voordat je e-mails kan versturen moet je eerst je de e-mailmodule instellen. Klik op "Opties".

- Met een vinkje bij "Testmodus" zal de module geen e-mails versturen. Dat is handig als je wil testen of alles goed is ingesteld en of alle e-mailadressen correct zijn. Verwijder dit vinkje wanneer je klaar bent om daadwerkelijk voor de eerste keer een rapport te verzenden.

- Met een vinkje bij "Waarschuwen bij emails naar de werknemers" kan je niet per ongelijk e-mails versturen naar alle werknemer.

Email programma

Payroll4Mail

De afzender van alle emails is noreply@payroll4mail.com met een ReplyTo met jouw email adres. Je hoeft verder niets in te stellen.

Custom SMTP Server

Als je een eigen website voor het bedrijf hebt, dan kan je gebruik maken van je eigen SMTP server. Voordat je e-mails kan verzenden moet je de instellingen van de uitgaande SMTP-server configureren. Informeer bij je systeembeheerder wat de juiste STMP-serverinstellingen van je website zijn.


Microsoft Outlook

Microsoft Outlook is onderdeel van Microsoft Office. Selecteer deze optie als Microsoft Outlook is geïnstalleerd op je computer en je het gebruikt voor het lezen en versturen van emails. (Let op! Dit is niet hetzelfde als een e-mailadres dat eindigt op @outlook.com).

N.B. Als je volledige UAC-beveiliging op je computer hebt kan je bij iedere email een waarschuwing krijgen. Raadpleeg je systeembeheerder om de UAC-beveiliging uit te schakelen.

Mozilla Thunderbird (aanbevolen)

Mozilla Thunderbird is het meest gebruikte gratis e-mail programma. Als je alleen webmail gebruikt (bijvoorbeeld hotmail of gmail), kan je een kopie van Thunderbird installeren. In Thunderbird vul eenmalig je e-mailadres en wachtwoord in en daarna kan je met Thunderbird al je e-mails lezen en versturen.

Thunderbird kan je gratis downloaden: https://www.mozilla.org/thunderbird/


N.B.: Zolang Test Mode is aangevinkt, worden er geen e-mails verzonden. Hiermee kunt u testen of de instellingen en e-mailadressen correct zijn ingevuld.